Mit dem Digitalisieren Ihrer Papierdokumente und der Speicherung der Daten, lassen sich nicht nur die Aufwendungen für deren Schutz und langfristige Aufbewahrung erheblich reduzieren, sondern gleichzeitig auch tägliche Bearbeitungsprozesse straffen und effizienter gestalten.

Und! die Daten lassen sich unmittelbar in tägliche Arbeitsabläufe integrieren und machen so die Papierarchive und die Suche in ihnen überflüssig.

Die manuelle Bearbeitung und Verwaltung der Papierarchive ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern auch fehlerbehaftet.

• ca. 80% der Geschäftsdokumente liegen in meist unstrukturierter Papierform vor
• Durchschnittlich 24% der Arbeitszeit im Büro kann mit der Suche nach Informationen aufgewendet werden
• ca. 3-5% aller Dokumente gehen verloren oder können nicht mehr gefunden werden
• der Aufwand f. d. Erstellen und Verwalten von Dokumenten macht nicht selten bis zu 15% des Umsatzes von Unternehmen aus
• jedes Dokument wird durchschnittlich fünfmal kopiert
  
  

Die Arbeit mit digitalen Archiven bietet neben den genannten, jedoch noch weitere Vorteile. So können alle digitalisierten Dokumente, aber auch alle Dokumente aus dem täglichen Prozess welche bereits digital existieren, mittels e-Signatur rechtssicher als digitales Original gekennzeichnet werden.

Hierbei werden beispielweise typische rechtliche Anforderungen, wie die des deutschen Bundesministerium für Finanzen (BMFin), zur Speicherung von Geschäftsdaten nach GoBS¹ oder GDPdU² auf der Basis der Technischen Richtlinien des BSI mit vertretbaren Kosten, hoher Effizienz und einfacher Handhabung erfüllt. Somit kann eine rechtssichere Dokumentation für gespeicherte Daten jeder Art realisiert werden, die qualitativ durch eine gesetzlich gültige Zeitangabe versiegelt³ aufgewertet- hohe juristische Beweiskraft aufweist.
Die Versiegelung von Unterlagen ist formatunabhängig und kann auf beliebige Dokumente, Bilder, Zeichnungen etc. angewendet werden.

Die Dokumente werden mit moderner Technik erfasst. Unerheblich, ob es dabei um Altarchive bestehend aus losen Blättern, Hängeregistern, Aktenordnern oder Dokumenten aus Ihrem Tagesgeschäft geht – wir helfen Ihnen, Ihren Büroalltag papierarm und doch rechtssicher zu gestalten.

Das Qualitätsmanagement regelt die grundsätzlichen Abläufe:

1. Angebot / Probescans
2. Abholung / Anlieferung
3. Zwischenlagerung und Registrierung
4. Dokumentenaufbereitung / -vorbereitung
5. Digitalisierung
6. Datenerfassung
7. Datenablage
8. Rückgabe, Vernichtung oder Lagerung

Unsere Lösung bietet demnach mehrere Vorteile:

• Die Betriebskosten sinken erkennbar,
• die Wartungs- und Unterhaltskosten verringern sich,
• der Zugriff auf die Daten ist schneller und zeitgleich mehrfach nutzbar
• die Flächenkosten sinken planbar
• jedes „digitale Original“ lässt sich beliebig versenden und ist auch vom Empfänger jederzeit auf seine „Echtheit“ prüfbar
  
  
  

Von der Anlieferung über die technische Aufbereitung bis hin zum Digitalisieren – unsere Dienstleistung leistet Abhilfe im täglichen Kampf mit den Papierbergen – wir digitalisieren Ihre Dokumente wirtschaftlich, zuverlässig und schnell.

¹ Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
² Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
³ jede Änderung an der Datenstruktur der Datei bricht das „Siegel“, dh. diese Datei wird mit der BSI-Prüfung nicht mehr als Original ausgewiesen